Czy posiadanie pieczątki firmowej jest obowiązkowe?

Posiadanie pieczątki firmowej znacznie ułatwia życie przedsiębiorcom. Jest ona używana między innymi podczas wystawiania dokumentów, podpisywania wniosków czy deklaracji. Odbita pieczątka uwiarygadnia dokumenty. Można dzięki niej zaoszczędzić czas potrzebny na ręczne wypisywanie wszystkich danych. Z tego względu istnieje powszechne przekonanie o tym, że każdy przedsiębiorca powinien ją posiadać. Czy jednak posiadanie takiej pieczątki jest faktycznie obowiązkowe? W dzisiejszym wpisie odpowiemy na to pytanie!

Czy trzeba posiadać pieczątkę firmową?

Mimo wielkiej popularności, jaką cieszą się firmowe pieczątki, ich posiadanie nie jest obowiązkowe. Żadne przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku posługiwania się takim stemplem. Chociaż przepisy nie nakazują jej posiadania, to jednak na wielu urzędowych drukach widnieje specjalne miejsce przeznaczone na pieczątkę firmową, dlatego jej posiadanie jest wskazane. 

Jeżeli nie masz swojego stempla, musisz napisać odręczne oświadczenie o jego braku i złożyć na nim swój podpis. Mimo wypisania takiej deklaracji może się jednak zdarzyć, że urzędnik odmówi przyjęcia dokumentów bez podstemplowania ich pieczątką. Z punktu widzenia przepisów prawa taka odmowa nie jest uzasadniona i nie powinna mieć miejsca, jednak doświadczenie pokazuje, że (jak to często bywa) praktyka w wielu przypadkach odbiega od teorii. Aby uniknąć takich sytuacji, lepiej wyposaż się w pieczątkę firmową, która znacznie ułatwi Ci życie.

Kiedy pieczątka jest konieczna?

Pomimo braku prawnego obowiązku posiadania pieczątki firmowej, warto ją mieć. Daje ona bowiem pewność, że wszystkie dokumenty, urzędowe druki, wnioski i deklaracje będą bez problemu przyjęte przez różne urzędy, pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na ręczne wypisanie wszystkich danych, a także może być skutecznym narzędziem marketingowym. Większość banków oraz firm ubezpieczeniowych również wymaga od swoich klientów posługiwania się pieczątką. Bardzo często taki obowiązek wpisany jest w ich wewnętrzne regulaminy.

Istnieją także różne profesje, w których posiadanie pieczątki jest konieczne. Mowa tutaj np. o lekarzach, pielęgniarkach, położnych, weterynarzach, diagnostach laboratoryjnych, notariuszach czy instruktorach nauki jazdy.

Jakie informacje powinny znaleźć się na pieczątce firmowej?

Na pieczątce firmowej można umieścić dowolne informacje. Podmioty, które podlegają wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej, muszą podać na niej swój numer REGON. Dobrą praktyką jest umieszczanie na nich: pełnej nazwy firmy, adresu jej siedziby, numeru NIP, numeru telefonu kontaktowego, faksu, adresu e-mail, a jeżeli firma posiada własną stronę internetową również jej adresu.